الأتمتة ليست دائماً الحل الأذكى. أحياناً تكلف أكثر من العملية اليدوية نفسها. المهارة تكمن في معرفة متى تستحق وعندما لا تستحق.

معادلة القرار البسيطة

احسب كم دقيقة تستغرق المهمة يدوياً، اضربها في عدد مرات تكرارها شهرياً، ثم في راتب الموظف بالساعة. هذا الرقم هو تكلفتك الشهرية. الآن قارنها بتكلفة الأتمتة مضافاً إليها وقت الإعداد والصيانة.

قاعدة الخمس دقائق

إذا كانت المهمة تستغرق أقل من خمس دقائق وتحدث أقل من مرتين يومياً، أتمتتها غالباً غير مجدية. الاستثناء الوحيد هو المهام عالية الخطورة حيث الخطأ البشري مكلف جداً.

مرحلة التجربة

ابدأ بمهمة واحدة فقط. اقض شهرين في أتمتتها وقياس النتائج. سجل الوقت الموفر، المشاكل الجديدة التي ظهرت، والوقت المستغرق في الصيانة. لا تقع في فخ أتمتة كل شيء دفعة واحدة.

بعض المهام تبدو مثالية للأتمتة لكنها تتغير باستمرار. إذا كنت تعدل سير العمل كل أسبوعين، الأتمتة ستصبح عبئاً وليس حلاً. انتظر حتى تستقر العملية لثلاثة أشهر متتالية قبل الاستثمار في أتمتتها.